浅谈法院档案管理的问题与对策
作者：麻山区人民法院 付永光
提起档案，很多人就会联想到神秘的档案袋，那些泛黄的纸张上记载着自己一生足迹和历史的人事档案，其实，档案远不止这些。它包括了社会生活的方方面面：文书档案、会计档案、诉讼档案、人事档案、税务档案等等。 基层人民法院的档案工作是国家档案工作的重要组成部分,它既是人民法院审判、执行活动的真实记录,也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作,也是保障工作,它是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证,也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。在我国经济社会高速发展的今天，法院档案的拥有量和使用量日益增多，这也对法院的档案管理工作也提出了更高要求。因此，认真贯彻学习和执行《档案法》、《档案条例》、《人民法院档案管理办法》等，以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标，狠抓档案管理质量，开拓进取，扎实工作，使其更好地为审判工作服务，更好地推动法院各项工作的顺利开展。
一、法院档案工作面临的问题
（一）档案数量逐年增加。随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强，诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准，直接导致基层法院收案数量的大幅度上升，档案数量也随之急速增长。逐年增加的档案卷宗、证据资料等给法院档案室的管理增加了难度。
（二）档案管理人员不能做到专职。按有关规定，每万册档案应当配备1名专职档案管理人员，由于单位长期严重缺编和其他原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响，除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档。此外，档案人员的专职化，有助于落实工作责任，增强工作责任心和使命感。
（三）审判人员档案意识不强。诉讼档案在法院工作中的重要性是不言而喻的，但目前我国部分法院的审判人员档案意识不强。法院内部从上到下普遍认为多办案、快办案、办好案才是成绩，至于案子办结后及不及时归档、归档案卷质量合不合格持无所谓态度，没有认识到诉讼档案的重要性，忽视了诉讼档案作为信息资源财富的查考利用价值。 诉讼档案在审判过程中频繁流转也不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。不少法官借阅档案的过程中，没有做到对档案的保护，阅完之后经常忘记归还甚至损毁，直接导致了部分档案的遗失，造成了资源的流失。而事实上大多数人都还没有意识到不归档、不及时归档均属违反《档案法》的行为。
（四）档案基础设施配备不足。随着社会法治进程的加快，法院工作的深入开展要求档案工作管理水平要进一步提升。对档案基础设施的配备要求也相应提高，如改善档案装具条件，扩充库房容量；改善档案保管条件。配备空涮、微机、除湿设备、消毒设备；提高档案管理的现代化、信息化水平，建立与法院系统档案工作局域网络等。但是，目前基层法院档案室的建设在硬件方面仍然存在一定不足，需要加大投入建设。
二、促进法院档案发展的对策和建议 面对新形势下，基层法院档案工作出现的新问题和新情况，档案工作者需要探索出一系列的改革措施以更好的促进基层档案事业的科学发展。
1、 全面提高对档案工作重要性的认识。在全体法官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育。结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作，对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案，轻文书档案的问题，要对文书档案的重要性进行特别的强调。与文书档案接触较多部门，如办公室、政治处等，更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管，清退、移交要完整及时。文秘人员和档案人员要尽心尽责，及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。
2、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求尽快配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感；保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。
3、严格归档管理，确保卷宗安全。随着社会发展，对案卷质量的要求也越来越严格，注重档案的开发利用，使档案发挥其应有的价值。一是要加强并完善案件归档制度。将案件归档率纳入法官目标管理考核中，对卷宗归档时间及有关要求专门下发了文件，要求各业务庭必须在案件结案后一个月内将卷宗送档案室归档，否则将影响审判业绩考核。二是要严把卷宗上架关。为保证卷宗质量，应根据上级的要求，按照装订顺序、装订内容等项标准，严格进行检查验收。在验收中，如发现不合格卷宗，退回承办人重新整理，直到完全合格，从而使入库的档案全面达到了档案管理标准。三是规范移交手续。各业务部门将诉讼卷宗移交档案室，严格办理移交手续，打印移交单，逐一检查、签名，做到归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。
4、推进法院档案室建设是要点。基础设施建设是做好档案工作的前提。随着审判工作的快速发展，基层法院受理的各类案件逐年增加，案卷归档工作也日趋繁重。面对这一情况更应加强基础设施建设，积极创造条件，抓好档案的硬件建设。一是要建成一至两个容量充足的具有现代化硬件设施的标准库房，保证库房安全，保护措施落实到位，设置独立的阅卷室，确保库房、办公区和阅卷室的“三分开”。二是要严格按照档案保管“八防”要求，配置密集架、空调、去湿机、温湿度测记仪、避光窗帘、防盗监控器、防盗门等设备。三是配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等设备，以进一步提规范和提高档案管理水平，创造良好的物质条件。
5、加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹，但是电子档案相对来说更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用，为此应该建立两套制管理，更好的方便档案的合理使用，一是要提高对原始纸质档案的录入速度，逐步实现软件管理，二是要实现档案管理设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学的管理好新型档案材料，三是要规范电子档案的归档管理，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管设施和环境，温度应保持在17-20度之间，相对湿度保持在35-40% 之间，还要有防磁设施等等。在新形势下做好法院档案管理工作，对加强法院制度建设、提高法院管理水平具有十分重要的意义。而法院档案工作者更需要进一步加强档案管理力度，不断提升管理人员素质，提高案卷管理质量，努力推动档案管理工作再上新台阶。
